Tu lui as écrit. Il ne t’a pas répondu. Tu dois le relancer… encore. Et pendant ce temps-là, ta liste de prospects à relancer, elle, ne raccourcit pas.
La relance de prospects par courriel, ça semble simple. En réalité, c’est un casse-tête quotidien : quand relancer, quoi dire, et surtout, comment ne pas y passer toutes tes journées? Si tu envoies les mêmes courriels génériques à tout le monde et que tu as l’impression de tourner en rond, il y a une meilleure façon de faire.
Automatise tes relances
Premier réflexe à adopter : arrêter de relancer chaque prospect à la main. Avec l’automatisation, tu prépares une fois une séquence de courriels, et elle s’envoie toute seule selon le calendrier que tu as choisi.
Pour que ça fonctionne, ça prend un CRM. C’est lui qui garde les informations de tes prospects à jour en temps réel et qui insère automatiquement les bonnes infos dans tes courriels : prénom, entreprise, poste, et plus encore. Dans HubSpot, c’est exactement le rôle des séquences : une série de courriels (et de tâches, si tu veux) envoyés depuis ta propre boîte, qui s’arrête automatiquement dès que ton prospect répond ou prend un rendez-vous.
Avant de lancer ta séquence pour de vrai, teste-la. Envoie-toi les courriels, vérifie que les champs personnalisés s’affichent bien, et compare différentes versions pour voir ce qui fonctionne le mieux : ligne d’objet, ton, longueur. Fie-toi surtout au taux de réponse et aux rendez-vous obtenus. Les taux d’ouverture sont devenus peu fiables depuis que certaines messageries ouvrent les courriels automatiquement.
Automatisé, oui. Robotique, non.
Les courriels automatisés ont mauvaise réputation : on les trouve souvent froids et génériques. Et c’est vrai quand ils sont mal faits. Le secret, c’est d’humaniser ta séquence. Un message personnalisé convertit beaucoup mieux qu’un courriel qui sent le copier-coller.
Ajouter le prénom, c’est un début. Mais tu peux aller bien plus loin. Avant d’inscrire un prospect dans une séquence, prends une minute pour ajuster quelques éléments : l’événement où vous vous êtes rencontrés, le service qui semble l’intéresser, un défi qu’il t’a mentionné. Ton CRM te donne déjà le reste : entreprise, région, langue, poste.
Ton CRM garde aussi l’historique de toutes vos interactions. Tu peux donc adapter ton message à ce que ton prospect a fait récemment : le dernier webinaire auquel il a assisté, la page qu’il a consultée trois fois, le formulaire qu’il vient de remplir. C’est la différence entre « Je fais un suivi » et « J’ai vu que tu t’intéressais à… ». Une de ces deux phrases donne beaucoup plus envie de répondre.
Une fois tes 4 ou 5 courriels prêts, ton travail est fait. La séquence s’occupe du reste, et s’arrête d’elle-même quand ton prospect répond.
Quand relancer?
Le timing compte pour beaucoup dans une relance réussie. Malheureusement, il n’y a pas de réponse universelle : le meilleur moment, c’est quand tes prospects sont disponibles. Ça vaut la peine de connaître leurs habitudes. Et dans HubSpot, tu peux limiter l’envoi de tes séquences aux jours ouvrables pour éviter le courriel du dimanche soir.
Côté délai, la plupart des gens qui ont l’intention de répondre le font rapidement. Pas besoin d’attendre une semaine avant la première relance. Par contre, pour ne pas avoir l’air insistant, espace graduellement tes envois. Et sache quand arrêter : après cinq courriels sans réponse, c’est probablement le temps de passer à autre chose (ou de le laisser à ton équipe marketing).
Un exemple de calendrier qui fonctionne bien :
- 1re relance : 2 jours après le premier courriel
- 2e relance : 4 jours après
- 3e relance : 1 semaine après
- 4e relance : 2 semaines après
- 5e et dernière relance : 1 mois après
Petit truc pour la dernière : un courriel court et honnête du genre « Je ne veux pas encombrer ta boîte, alors c’est mon dernier message » obtient souvent plus de réponses que les quatre précédents réunis.
Prêt à reprendre le contrôle de tes relances?
Les séquences, ce n’est qu’un début. Bien configuré, HubSpot peut automatiser une bonne partie de ton processus de vente : assignation des leads, tâches de suivi, rappels, notifications quand un prospect revient sur ton site. On peut t’aider à mettre tout ça en place pour que ton équipe passe plus de temps à vendre, et moins à relancer.
